Política de tratamiento de datos personales

Responsable del tratamiento

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015). Se aplica a todos los datos personales que Estancia360 trata a través de su aplicación, su página web y sus canales de contacto.

Definiciones

Datos que se tratan

Datos que no se piden

• Estancia360 no pide número de cédula, dirección personal ni datos bancarios del equipo ni de los huéspedes.
• No trata datos sensibles (salud, origen, creencias, biometría) ni datos de niños, niñas o adolescentes. Las fotos se toman al apartamento, sin personas, documentos ni pertenencias de los huéspedes a la vista; si una foto los muestra por error, se reemplaza.
• La aplicación guarda en el navegador del dispositivo la sesión de entrada (por 12 horas en el caso de los códigos) para no pedir la cuenta en cada uso. No usa cookies de publicidad.

Finalidades

• Controlar y registrar cada cambio de turno de los apartamentos del propietario, con la evidencia de cada paso.
• Generar actas, fotos de antes y después y evidencias para reclamos por daños o faltantes ante Airbnb u otras plataformas.
• Verificar y evaluar la calidad del trabajo de cada turno, y comparar la calificación del anfitrión con las reseñas de los huéspedes.
• Dar acceso a la aplicación a cada persona según su rol y proteger la cuenta de cada propietario.
• Dar soporte, atender consultas y reclamos, y mejorar la aplicación.
• Contactar a los propietarios sobre el servicio, por los canales que ellos mismos dieron.

Los datos no se venden, no se ceden a terceros para publicidad y no se usan para fines distintos de los aquí descritos sin una nueva autorización.

Quién ve los datos

Datos de huéspedes: el propietario es el responsable de los datos de sus huéspedes y de haberlos obtenido legítimamente. Estancia360 los trata solo por cuenta del propietario y para las finalidades de esta política, como encargada del tratamiento.

Transferencia internacional

Los datos y las fotos se guardan en los servidores de Google Cloud (Firebase) ubicados en São Paulo, Brasil, porque el proveedor no tiene servidores en Colombia. Esta transferencia se informa y se autoriza expresamente en el mensaje de consentimiento. Google aplica sus propias medidas de seguridad y sus condiciones de protección de datos.

Derechos de los titulares

Todo titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización que dio.
• Saber, si lo pide, qué uso se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización o pedir que se eliminen sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Consultar gratuitamente sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho la consulta o el reclamo ante Estancia360.

Cómo ejercer los derechos

Las consultas y los reclamos los atiende la administración de Estancia360, por correo a admin.estancia360@gmail.com o por WhatsApp al +57 318 694 4662. La solicitud debe incluir el nombre del titular, un medio de contacto, la descripción de lo que pide y, si aplica, los documentos de soporte.

Mientras se resuelve un reclamo, el dato queda marcado como “reclamo en trámite”. Las fotos y registros que sirven de evidencia de un reclamo por daños que esté en curso se conservan hasta que el reclamo termine, y se le informa al titular.

Conservación y eliminación

Los datos se conservan mientras el propietario use Estancia360 y hasta 6 meses después de terminar, como evidencia para posibles reclamos. Luego se eliminan, salvo que el titular pida antes su eliminación o que la ley obligue a conservarlos. Durante la prueba piloto, el plazo se cuenta desde el fin de la prueba.

• Si una persona del equipo deja de trabajar con un propietario, pierde el acceso de inmediato; su historial se conserva por el mismo plazo, como evidencia de los turnos que hizo.
• Los respaldos que descarga el propietario quedan bajo su responsabilidad: debe guardarlos de forma segura y eliminarlos cuando ya no los necesite. Antes de eliminar su espacio se le ofrece descargar un último respaldo.
• Si una persona del equipo pide la supresión de sus datos, su nombre se reemplaza por “Persona retirada” en la aplicación y en sus fotos (se conservan la fecha y la hora), y pierde el acceso; sus turnos se conservan sin su identidad, como evidencia del propietario.
• Si un huésped pide la supresión de sus datos, su nombre se borra de los turnos.
• Solo la administración de Estancia360 puede eliminar datos, y cada eliminación deja una constancia sin datos personales.

Seguridad

• Entrada con cuenta de Google o con un enlace al correo, y conexión cifrada (HTTPS).
• Reglas en el servidor: cada propietario y su equipo solo acceden a su propio espacio, y cada rol solo puede hacer lo que le corresponde.
• Códigos de acceso de 4 dígitos guardados cifrados; los respaldos no los incluyen.
• Acceso de administración limitado a dos cuentas.
• Los registros no se borran ni se alteran desde la aplicación: se anulan con motivo e historial, para proteger la evidencia.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales (por ejemplo, una cuenta comprometida), se cierran los accesos afectados, se informa a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 1 de octubre de 2026 y mientras Estancia360 trate datos personales. Los cambios importantes se informarán a los titulares por los canales de contacto antes de aplicarse y, si cambian las finalidades, se pedirá una nueva autorización.